Steve Jobs también odiaba las reuniones de trabajo. Allá en 1986 inventó este sistema para acelerar la productividad

Jueves, día sin reuniones de trabajo

Ese “matan la creatividad” es capital en una empresa donde el flujo creativo es esencial para ir un paso por delante de tus rivales. Con el objetivo de evitar esta situación, diseñó un modelo. Esta es la carta que envió internamente (fechada en 1986) cuando Jobs dirigía NeXT, la compañía que fundó tras abandonar Apple:

Nuestra empresa se funda en el principio de que unas pocas personas pueden producir un producto brutal si no están limitadas por:

a) tener que convencer a una organización más grande de lo que saben que es correcto
b) si pueden dedicar su tiempo personal a diseñar, comercializar o lo que sea, en lugar de gestionar a otros para hacer estas tareas menos bien.

Nótese el tono sardónico y cierta inquina hacia la escala de poder, o directamente ese disparo velado a la ignominosa sensación de bregar con inversores y perfiles que desconocen el “arte de crear”. Como fuera, la carta no se queda solo en la superficie y plantea lo siguiente:

Para mantenernos fieles a este principio, propongo las siguientes dos ideas:

Todos necesitamos tiempo para trabajar individualmente sin interrupciones. Las reuniones (con proveedores, entrevistas…) están reduciendo nuestro tiempo individual y la productividad de nuestros ingenieros está viéndose afectada. Propongo que reservemos todos los jueves como un día sin reuniones de ningún tipo. El jueves es nuestro día, un día en el que metafóricamente cerramos las puertas al mundo exterior y trabajamos tranquilamente de forma individual.

Al revisar nuestros requisitos de personal (y posteriormente presupuestos) a la baja, les animo a recordar que hay una línea muy sutil que, cuando se cruza en el aumento del personal, les convierte en gerentes en lugar de contribuyentes o líderes de equipo. Creo que si nos convertimos en gerentes en lugar de “hacedores”, tanto nuestro horario como la “grandeza” de nuestro producto sufrirán. ¡No dejemos que esto suceda! Es mejor tener menos personas, incluso si significa hacer menos. Construyamos nuestra empresa lentamente y con cuidado.

Con la habitual sorna de Jobs, la carta cerraba con un “discutamos estas dos ideas en nuestra reunión de personal mañana”. Es relevante atender al tono y la forma, como ese “¡No dejemos que esto suceda!” tan combativo. Pero más aún en unas ideas que perseguiría toda su carrera. Luego las trasladaría a Apple a su regreso en 1997. Ideas que acabaría modelizando en el siguiente formato:

• Reuniones con poco personal, de 3 a 5 personas. Si hay demasiadas personas, se darán malentendidos, conversaciones derivadas y se producirá el caos.
• Agenda breve con no más de 3 asuntos en el orden del día. Tres puntos es mejor que cinco si cierras cada punto. El que mucho abarca…
• Reuniones cortas, de no más de 30 minutos y con una estructura.

Lo curioso es que, décadas después, el problema que Jobs intentaba resolver en 1986 sigue siendo exactamente el mismo. Las herramientas han cambiado (ahora las reuniones también son videollamadas), pero la trampa es idéntica: confundir estar ocupado con ser productivo.

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